Werken met het DAP wordt wéér eenvoudiger

1 april 2019

Voor de tweede keer voert het BVL een vereenvoudigingslag door voor het Digitaal Activiteitenplan (DAP). De veranderingen gaan in bij de start van het schooljaar 2019-2020.

In schooljaar 2017-2018 werkte iedereen voor het eerst met het DAP: scholen, het BVL-team, gemeenten en auditors. Dit leverde een aantal vereenvoudigingsvoorstellen, tips en trics op die we verwerkten in het DAP 2018-2019. En nu voeren we weer een vereenvoudigingslag door in het DAP voor het schooljaar 2019-2020. De veranderingen gaan pas volgend school jaar in, dus bij het invullen van het DAP 2019-2020. Maar je mag alvast wel rekening houden met deze veranderingen voor het DAP 2018-2019. Let goed op. Bij brons is minder bewijs nodig dan bij zilver en goud. Brons is voldoende voor subsidie. Dus kijk goed of bewijs nodig is. In de zomervakantieperiode passen we de kennisbank als gevolg van de veranderingen aan. Dit gaat er veranderen:

Brons met een zilveren of gouden randje

Als een school op bijna alle vragen goud of zilver scoort, en op een paar brons, is de totaalscore brons: brons met een zilveren of gouden randje. Het systeem kunnen we op dit punt niet optimaliseren, het vignet wel. Het digital vignet 2018-2019 laat zien als een school op onderdelen meer dan brons scoort. Zie als voorbeeld hieronder. Scholen krijgen het vignet op 15 augustus toegestuurd. Mocht de school in de steekproef vallen, dan kan de score later nog veranderen.

Subsidieaanvraag

Om voor subsidie van de gemeente in aanmerking te komen, waren er vorig schooljaar nog 2 DAP’s nodig. Eén om te laten zien dat de school brons, zilver of goud had (DAP 2017-2018) en één met het geactualiseerde leerlingenaantal (DAP 2018-2019). Dit wordt simpeler. Uiterlijk 1 juli 2019 is de school klaar met het DAP 2018-2019, inclusief bewijzen. De school maakt hiervan een PDF. Vervolgens update de school het profiel in het blok ‘ik wil mijn profiel bewerken’ met in elk geval het geactualiseerde leerlingenaantal en het uitbetalingskenmerk. Bij het opslaan van het profielblok krijgt de school vervolgens de keuzes ’opslaan’ en ‘opslaan en subsidieaanvraag printen’. Kies voor ‘opslaan en subsidieaanvraag printen’, laat het profiel door de directeur ondertekenen en maak er een PDF van. E-mail die, samen met de PDF van het DAP 2018-2019, ondertekend naar de BVL-contactpersoon van de gemeente. Daarmee is het subsidieproces voor het afgelopen schooljaar en de subsidieaanvraag voor het volgend schooljaar afgerond. We maken in juni weer een handig 10-stappenplan als handleiding, maar uitproberen kan nu ook al.

Status

In het DAP staat een status die de school zelf kan aanpassen. Tot nu toe waren er veel keuzes. Dit wordt vereenvoudigd in:

in bewerking
gereed

Deze status is vooral voor de school zelf, zodat directie en werkgroep weten of het DAP is ingevuld en ingediend bij gemeente (gereed).

Pop up bij hoofdonderdelen

Als de school in het DAP over de hoofdonderdelen scrollt, komt een pop-up met informatie over dit onderdeel tevoorschijn, zie de afbeelding:

Steekproef

Scholen die in de steekproef over het DAP 2017-2018 zaten, kregen soms te weinig tijd om te reageren. De reactietijd wordt verlengd.

Kopiëren van de scores

We beloofden elk jaar de door de scholen zelf gegeven scores in het DAP mee te nemen naar het volgende schooljaar, zodat alleen bewijzen geactualiseerd hoefden te worden. We kopieerden de DAP’s alleen te vroeg, waardoor er onterecht reminders werden gestuurd. Dit jaar werkt het BVL in de grote schoolvakantie. We kopiëren in die periode de scores van het DAP 2018-2019 naar het DAP 2019-2020 en testen alles uitgebreid. Bij aanvang van het nieuwe schooljaar staat het DAP 2019-2020 gereed. De school kan meteen beginnen met vullen.

10-stappenplan

We maakten een 10-stappenplan om het DAP op tijd af te kunnen hebben. We maken een nieuw stappenplan om het DAP en de subsidieaanvraag op tijd bij de gemeente aan te leveren. Het stappenplan zetten we op www.bvlbrabant.nl en versturen we met de nieuwsbrief die in mei/juni verschijnt.

Nieuwsbrief

De BVL-nieuwsbrief met informatie over het DAP sturen we naar het e-mailadres dat als gebruikersnaam in onze administratie bekend is. Vanwege de AVG mogen we het DAP niet ongevraagd sturen. Werk jij ook in het DAP of zit je in de verkeerswerkgroep? Meld je dan zelf aan voor de nieuwsbrief.

Privacy

Als overheid gaan we zeer zorgvuldig om met de privacy. Lees hier onze privacyverklaring. Foto’s als bewijs toevoegen is vanuit de AVG geen bezwaar! Een AVG-overeenkomst is niet nodig.

Scores en bewijzen 2019-2020

Aan de scores verandert er nagenoeg niks, aan het aanleveren van de bewijzen juist wel. Sommige, jaarlijks aan te leveren bewijzen vervallen, uploads vervallen of worden klikbaar en invulbaar. Het wordt zo veel minder administratief werk om met het DAP te werken. Zie hieronder een overzicht met de veranderingen.

De veranderingen gaan pas volgend school jaar in, dus bij het invullen van het DAP 2019-2020. Maar je mag alvast wel rekening houden met deze veranderingen voor het DAP 2018-2019. Let goed op. Bij brons is minder bewijs nodig dan bij zilver en goud. Brons is voldoende voor subsidie. Dus kijk goed of bewijs nodig is. In de zomervakantieperiode passen we de kennisbank als gevolg van de veranderingen aan.